Gran parte de la carga de trabajo en las organizaciones y las empresas pasa por la gestión documental y por manejar los archivos de empresa. Dicha labor implica la administración del flujo de documentos de todo tipo, la recuperación rápida de la información, así como una custodia segura y adecuada de los datos más valiosos.
En cualquier empresa se generan, se reciben y circulan una cantidad ingente de documentos cada día (recibos, expedientes, contratos, facturas, pedidos, etc.). La digitalización documental consiste en trasformar los documentos físicos en archivos digitales a través de una estrategia que nos permita una gestión más eficiente de los mismos. Hablamos, por tanto, de un proceso estructurado que facilite las interrelaciones documentales entre departamentos, mercado y administración, así como el archivo de todo ello.
No debemos confundir escanear un documento con digitalizarlo. El resultado puede parecer similar, pero las posibilidades de uno u otro archivo tienen poco que ver.
¿Qué nos aporta una gestión documental digitalizada?
Entre las ventajas que ofrece, podemos destacar las siguientes:
Permite el acceso a la documentación desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
La reducción de todos los tiempos de gestión interna, externa y con la administración (creación, 20 búsqueda, archivo, envío, etc.), contribuye a un importante ahorro de costes.
Se reduce el espacio de almacenamiento y los costes asociados a su gestión y mantenimiento.
Facilita poder compartir documentos sin sobrecargar otros sistemas como la mensajería electrónica.
Una respuesta más rápida y eficiente a los clientes y proveedores contribuye a generar una buena imagen de marca.
Posibilita discriminar el acceso según el rango o acreditación del usuario.
Muchas empresas y administraciones exigen en sus procedimientos el formato digital como requisito imprescindible para poder interactuar con ellos.
Incrementa la productividad y reduce los plazos de respuesta.
Un entorno de trabajo ágil e innovador reduce la carga administrativa.
Incrementa la seguridad ante pérdidas, extravíos o manipulación inadecuada.
Posibilita la firma electrónica.